Jak wygodnie przechowywać dokumenty w domu?

Sytuacji, w których korzystamy z polis ubezpieczeniowych, certyfikatów i certyfikatów jest wiele. Dlatego, aby mieć pod ręką niezbędne dokumenty, ludzie zmuszeni są przechowywać dokumenty w domu. Ale jak to zrobić poprawnie, aby nic nie zginęło ani nie uległo zepsuciu?

Jakie dokumenty trzeba przechowywać?

Każdy współczesny człowiek ma mnóstwo kartek papieru na każdą okazję. Jednak nie każdy z nich warto przechowywać.

Oto lista dokumentów, które musisz mieć w domu:

• Listę otwierają paszporty i inne dokumenty rodzinne. Na przykład testamenty, zaświadczenia.
• Certyfikaty, pełnomocnictwa, rachunki i inne rzeczy związane z nieruchomościami i transportem.
• Dyplomy, dyplomy, zaświadczenia, zaświadczenia potwierdzające możliwość kształcenia.
• Dokumenty związane z działalnością zawodową: zeszyty ćwiczeń, umowy, umowy.
• Wyniki badań, polisy i karty medyczne.
• Karty gwarancyjne, rachunki na sprzęt AGD i meble.
• Dokumenty związane z podatkami.

Oddzielnie możesz wybrać dokumenty elektroniczne lub po prostu dane w formacie cyfrowym. Z reguły odpowiadają one jednemu z powyższych punktów i również podlegają przechowywaniu.

Jak długo należy przechowywać dokumenty?

Dokumenty można podzielić ze względu na czas przechowywania. Zależy to od okresu ważności każdej konkretnej skorupy.

• Stały. Takie papiery warto mieć zawsze pod ręką.Są to akty małżeństwa, akty urodzenia, dyplomy potwierdzające wykształcenie, dane medyczne, informacje poświadczone notarialnie, testamenty, zaświadczenia emerytalne.
• Długoterminowy. Dokumenty dotyczące nieruchomości, samochodów i drogich przedmiotów. Należą do nich także dokumenty zawodowe. Można tu także zdefiniować czeki i pokwitowania. Jest to coś, co jest przechowywane przez długi czas i pozostaje istotne przez pewien okres czasu.
• Krótkoterminowe. Zaleca się przechowywanie zaświadczeń o wykonywaniu usług od lekarzy, prawników i nauczycieli przez okres trzech lat. Umowy i wyciągi medialne obejmują ten sam okres.
• Bezużyteczny. Możesz od razu wyrzucić niepotrzebne materiały edukacyjne i informacyjne, instrukcje dotyczące dokładnie przestudiowanych rzeczy, arkusze kalkulacyjne itp.

Osobno możemy wyróżnić dokumenty opcjonalne, które jednak mają ogromne znaczenie dla ich właściciela. Należą do nich osobiste pamiętniki, notatki, fotografie i inne pamiątki. Zwykle takie rzeczy też trwają długo.

Dlatego wskazane jest wyrzucenie wszystkiego, co obecnie nie jest używane i nie może przydać się w przyszłości. Aby zachować porządek, należy regularnie sprzątać kosze i usuwać nagromadzone śmieci, jednocześnie segregując naprawdę ważne dokumenty.

Wskazówki dotyczące przechowywania niezbędnych dokumentów

Z reguły większość domów przechowuje dokumenty w standardzie.

1. W pierwszej kolejności dokumenty sortowane są według dziedzin: dom, praca, medycyna i inne.
2. Następnie umieszczane są w podpisanych teczkach, co z pewnością zapobiegnie zagubieniu się w papierach.
3. Powstałe zestawy umieszcza się w osobnym pudełku lub torbie. Nawiasem mówiąc, dla wygody często w „pojemniku” wykonuje się przegrody, aby zapobiec mieszaniu się folderów.Jednocześnie należy upewnić się, że miejsce przechowywania jest niedostępne dla dzieci i zwierząt, ale zlokalizowane w dogodny sposób.

Dobrym pomysłem jest przechowywanie często używanych dokumentów osobistych osobno. Twój paszport, karta medyczna, NIP i zaświadczenie o emeryturze zmieszczą się wygodnie w plastikowych torbach zamykanych na zamek błyskawiczny. Takie opakowania są szczelne i pozwolą utrzymać zawartość w idealnym porządku, zapobiegając jej np. zamoczeniu. Jednocześnie dokumenty dotyczące zdrowia powinny być przechowywane w możliwie najbardziej dostępny sposób – aby nie tracić czasu, jeśli będą pilnie potrzebne.

Zawsze warto mieć w domu kserokopie ważnych dokumentów. Są różne przypadki, a taka rezerwa może pomóc w nieprzewidzianej sytuacji.

Szczególnie ważne dokumenty można przechowywać w sejfie. Nowoczesny rynek oferuje duży wybór obiektów magazynowych, więc każdy kupujący może wybrać coś odpowiedniego. Ale lepiej przechowywać dokumenty w sejfie, a nie w plastikowych teczkach – w razie pożaru materiał, z którego są wykonane, topi się szybciej niż papier.

Nietrywialne sposoby przechowywania dokumentów

Czy opis wydaje się nudny? Bez problemu! Są ciekawsze i wygodniejsze sposoby przechowywania dokumentów.

• • Tablica organizatora. Istnieje wiele opcji takiego urządzenia. W najprostszej formie jest to panel, do którego przypina się papiery za pomocą guzików. W bardziej rozbudowanych wersjach tablica może posiadać małe szufladki i uchwyty do zawieszania.

• • Mini komoda. Jest dokładnie taka sama jak zwykła komoda, tyle że znacznie mniejsza. Przechowywanie w nim dokumentów jest bardzo wygodne. Posortowane w różne przegródki, nigdy się nie zgubią! Szuflady w komodzie mogą mieć różne rozmiary: małe na małe kartki papieru, duże na rysunki.

• • Wiszące pudełko. Wystarczy małe pudełko lub koszyk przymocowany do ściany niczym skrzynka pocztowa. W takiej rzeczy, umieszczonej w przedpokoju, wygodnie jest przechowywać przyniesione listy i rachunki.

• • Kieszeń kopertowa. Podobnie jak poprzednia opcja, ale nie jest to pudełko, ale koperta. Można go przymocować do stołu, lodówki, szafy. Umożliwia przechowywanie tymczasowo niezbędnych dokumentów bez zajmowania cennego miejsca.

• • Kosz na śmieci. Nie, nie śmiecie - specjalne, do przechowywania. Postawiona na stole lub w szafie może posiadać kilka przegródek. Prosty, niedrogi, a jednocześnie skuteczny sposób przechowywania dokumentów.

• • Często używane dokumenty można przechowywać w teczce. Posiada uchwyt do przenoszenia. Została zaprojektowana tak, aby znajdujące się w niej dokumenty nie ulegały zagnieceniu. Zwykle przeznaczony do papieru A4. Jeśli zajdzie taka potrzeba, aby nie tracić czasu na szukanie niezbędnych skórek, możesz po prostu chwycić teczkę i zająć się swoimi sprawami.

Korzystamy z technologii cyfrowych

Instrukcje dotyczące leków, urządzeń i sprzętu biurowego zajmują dużo miejsca. Dużo łatwiej jest je przechowywać w formie elektronicznej. Aby to zrobić, należy znaleźć te same informacje w Internecie i porównać je z tym, co jest dostępne w źródle materialnym, aby upewnić się o ich tożsamości. Możesz po prostu zrobić zdjęcie instrukcji i zapisać je w folderze na swoim komputerze. Trzeba tylko wybrać ten ostatni w taki sposób, aby go przypadkowo nie usunąć. Lepiej zapisać kolejną kopię powstałych plików na nośniku zewnętrznym, np. karcie pamięci, lub wysłać ją do magazynu w chmurze.

Na wszelki wypadek możesz zeskanować inne dokumenty. Ale wtedy powinieneś martwić się o bezpieczeństwo systemu elektronicznego przed możliwym atakiem hakerów. Nikt nie lubi wycieku danych osobowych w Internecie.

Nawiasem mówiąc, korzystanie z komputera lub telefonu komórkowego jest wygodne do śledzenia dat ważności dokumentów. Wystarczy po prostu wpisać wymagane daty do „kalendarza”, aby urządzenie elektroniczne powiadomiło Cię o zakończeniu okresu ważności danego ciasta. Następnie pozostaje tylko pozbyć się niepotrzebnego papieru.

Być może główna zasada przechowywania dokumentów w domu jest prosta: uważna i regularna praca z dokumentami domowymi jest kluczem do tego, aby niezbędny dokument nie zaginął w najważniejszym momencie.

Nie wszystkie dokumenty warto przechowywać. Ale jest wiele papierów, które każdy z nas powinien mieć przy sobie. Należy je trzymać w bezpiecznych i odosobnionych, ale dość łatwo dostępnych miejscach. Możesz wykonywać kopie dokumentów w wersji elektronicznej i zwykłej - zapewne się przydadzą. W każdym razie ostrożne przechowywanie i staranne sortowanie dokumentów pomoże zapewnić ich bezpieczeństwo.